JPSPS 東京運営を手伝って -5-

前回は「データ管理」でした。

流石に眠い中アップしてしまったので、後半グダグダな気もしますが・・・

気を取り直して、最終回は「データ参照」について書いていきます。

作成物 利用した製品/サービス
各種データの参照 ・Excel

・Power Query

・OneDrive

ファイルのやり取り

先に軽い方の説明を。

各種ファイルの管理には、OneDriveを利用しました。

クライアントアプリケーションもインストールし、エクスプローラ上での参照、コピペ等を行っていました。

エクスプローラで利用できるのは非常に便利ですね。

なぜ for Business じゃないのか?」ですが、どうも同期エラーが多くSharePointのドキュメントライブラリとの連携はあまり信用出来ませんでした。

環境に大きく左右されるので、全員問題が出ているとは思っていません。

が、少なくとも自分がお客さんにお勧めをするかどうは、色々と話をしてからにしたいなーと考えてしまう程度の出来との認識です。

(少なくともエラー発生時の対応部署やエスカレーション方法は必須)

それはさておき、今回はSkyDriveとして提供されていた方(無印OneDrive)を使ってのファイルのやり取りで十分でした。

特に外部ユーザーとの間でファイル共有を行うであればSharePoint Onlineの「外部共有」よりもお手軽です。

Power Query

Excelで参照する理由は、ズバリ「整形が楽」だから。

計算したり、表を作ったり、条件付き書式を設定したりと、データの表現力は抜群です。

今回は、さらにExcelで集計や整形しやすいように、データ取り込みにPoweQueryを使用しました。

PowerQuery は Excelのアドインとして提供されているので、別途ダウンロードしてください。

Standalone」 と 「Enterprise」 エディションが提供されています。

Standalone Enterprise

(O365 Power BI サブスクリプション)

Power Query 1.5 Power Query 2.1
分析データの検索、結合、絞り込み。 Standalone エディション

+ 共有系の機能。

詳細は下記あたりを参照ください。

Microsoft Power Query for Excel の概要

Microsoft Power Query for Excel のヘルプ

Power BI全体については下記。

使い慣れた Excel で全社員がビッグデータ分析!- Power BI for Office 365

データの参照

実際に使用したブックを見てみたいと思います。

リボンメニューの「Powe Query」から、「ブック クエリ」をオンにすると、パネルにクエリの一覧が表示されます。

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パネルはこんな感じで表示されます。

エラーも作ってみました。エラーのリンクをクリックすると 該当データが表示されます。

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クエリ名をダブルクリックするとエディターが表示されます。

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画像が小さいですが、上のエディター、右パネルに表示されている「適用したステップ」各行が処理内容になります。

ステップをクリックしていくと、その行で処理した内容が表示されます。

例えば「削除された列1」と「区切り記号によって分割された列」を選択して比較すると、

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分かるでしょうか?

Role 列が分割されています。

元は1つのフィールドにカンマ区切りの値が格納されていました。例「1,1,1,0,0」。

それを集計しやすいよう個別のフィールドに分ける処理を行っています。

例の値は「1」、「1」、「1」、「0」、「0」と、バラバラのフィールドに分けられました。

この分割処理は標準機能で提供されているので、プロパティ設定のみで実現できます。

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もちろんカスタム列の作成も可能です。

式で利用できる関数が用意されているので、組み合わせて利用することが出来ます。

式や関数については下記のようなサイトが参考になります。

Power Query の式について

Microsoft Power Query for Excel 関数リファレンス

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実は上記の式、間違ってるんですよね。

構文は合っていますが、実行時にエラーが出ます。

気になる人は正しい式を考えてみてください。

ここまでくれば、後はデータの情報化だけです。

単に計算したりピボットで集計したり グラフ化したりという作業です。

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当日の受付人数から集金金額を出したり、立場別の各種集計をしてみたり、FBのリマインダを出したタイミングと登録人数のグラフを作ったりしてました。

また、クイズの結果についても同様で、ユーザー名、正解数といったデータがリストに格納されているので、そこからExcelに取り込めるようにしていました。
(と言っても、クイズ結果については特に分析するような情報でも無く面白くないので割愛)

まとめ

これで一応一通り解説終了です。

細かい実装の話はあえて省いての内容でした。
技術的なことは勉強さえすれば身につくので、出来ればそうではないところ(考え方とか)の何かのきっかけになれば幸いです。

また、おまけとして隠れがちなクライアント アプリケーション。
特に Access や Excel、(今回は出番がありませんでしたが)Outlook等を絡めることで、より実際の業務に近いソリューション全体像を考えることが出来ますので、是非最初から検討に盛り込んでください。

広い視野でソリューションを考えてください。
実際にさわって実感してください。

Akira Fukami

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