AccessアプリからSharePointリストへ接続後

前回は、Accessアプリから SharePointリストへのリンクを設定、実行!してみました。

設定して動かす」だけならこれでいいんですが、いくつか注意ポイントがあるので 見ていきたいと思います。

注意ポイント!

リンクテーブルは読み取り専用

あらためて、AccessアプリでSharePointリストをリンクすると読み取り専用になります。

Import data into an Access database

https://support.office.microsoft.com/en-us/article/Import-data-into-an-Access-database-782703aa-6b21-4458-9429-480eaf0c71d6

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インポートしたり、デスクトップアプリとしてAccessを利用する場合は読み書きできるのですが、Accessアプリでリンクとなると読み取り専用となります。

「えー 使えへんやん」と思うかもしれませんが、意外とそうでもなくて、直接業務の流れに関わりがない相手であれば、むしろ読み取り専用でしか公開したくない場合があります。

例えば「サービス部門で受け付けた問い合わせ内容を 営業部門に公開する」時とかですね。

(営業部門でデータの更新はしてほしくないが、内容自体は共有しておきたい)

絞り込みリストが空白!?

今一度、Accessアプリの実行画面を見ると、絞り込みリストが空白になっています。

(赤枠のところ)

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どんな設定になっているのかAccessクライアントで表示してみます。

Accessクライアントで表示する方法は、右上にある歯車のメニューより、「Accessでカスタマイズする」を選択してください

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Entryテーブル」、「リスト」を選択して、画面真ん中の「image編集」をクリックします。

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Entry リスト」の編集画面が表示されます。

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ここで各オブジェクトをクリックしてみると、小さいメニューが右側に表示されます。

#出てくるアイコンは、選択するモノによっても変わります。

image:データ、image:書式設定、image:アクション)

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今回は絞り込みリストが空白になっているのが問題だったので、左端のリストを選択します。

データアイコンが表示されるのでクリックしてみると、バインド(紐づけ)されているのが「タイトル」だと分かります。

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プライマリを「ID」に、同じく 並べ替えフィールドも「ID」に変更します。

リストを保存して、アプリの起動!

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ジャジャーン!

と言うほどでもないんですが、表示されました。

なぜこんなことに? SharePointリストの標準フィールドが「タイトル」だからですね。

今回の使用しているリスト、元はAccessクライアントで作った「受付アプリ」で使用していますが、「タイトル」なんてフィールドは使ってませんでした。なので空白のままなんです。

受付アプリ」については「JPSPS 東京運営を手伝って -2-」を参照ください

でも、SharePointとしては「タイトル」が標準フィールドなので、自動でフィルター用リストにバインド設定されてしまうのです・・・

これで一応解決。

IDじゃなくて名前を表示したい

このまま表示してもIDだけだとなにがなにやら分かりませんので、名前を表示するように修正したいと思います。

作業としてはこれだけ。

  • クエリを作成
  • そのクエリを元にビューを作成

まずはクエリを作成します

リボンメニューの [作成]-[詳細設定]-[クエリ(Q)]を選択すると、クエリデザイン画面が表示されます。

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今回は「Entry」と「Participants」テーブルを使用します。

Participants:ユーザー情報

Entry:イベント登録情報

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リレーションの設定、出力したいフィールドを選択し、クエリに名前を付けて保存します。

Q_Entry」という名前で保存しました。

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ビューを作成します

「Entry」の プラスボタンimageをクリックして、新規ビューの追加を行います。

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ビュー名は「Q_リスト」に、レコードソースはさっき作成したクエリ「Q_Entry」を選択し、「新規ビューの追加」をクリックします。

Q_リスト」ビューが追加されるので、アプリの起動!

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ジャジャーン!

こんな風に名前が表示されるようになりました。

余談ですが、Accessアプリのフィルター機能、複数フィールドを対象に動作します。

名前で「深見」をヒットさせたいのに、更新者の「深見」にもヒットしてしまって思ったようにフィルタ出来ないこともあります。

その場合はもうひと手間加えないとダメですね・・・

とまぁ、それなりに制約が多いAccessアプリとSharePointリストとのリンクですが、それでも利用できる場所、業務があると思います。

(全部が全部、既存の業務に合わせる必要も無いですし)

是非実際に触ってみて ”モヤモヤ”w してみてください。

追記:2015/02/03 01:00

Kagataさんからご指摘いただきまして、追記します!(ありがとうございます!)
Kagataさんのサイト勉強になります。

MukkuMuku備忘
http://mukkumuku.blogspot.jp/

で、フィルタにより絞り込みですが、下記の様式で特定フィールドを指定して絞り込めます。

「<フィールド名>:<値>」

上記の例で行くと、「PName:深見」と入力して実行すると、ちゃんとPNameに深見が含まれる値が返ってきます。

この式は「PName:山 / Role:1」こんな風に繋げて絞り込んでいくことが出来ます。

また詳細は次回以降で。

Akira Fukami

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