Accessでクレジット支払情報を管理 -4-

前回までで大体話は終わっていたのですが、最後にオマケとして追記します。

今回はAccessのインポート処理を繰り返し行う方法を見てみたいと思います。

また、エクスポートについて説明には触れていませんが、同様に繰り返し実行することが可能ですので、是非楽をしていただけるように覚えていただけるといいかなと思います。

インポート操作を繰り返し実行する

インポート操作の保存

Accessでクレジット支払情報を管理 -2-」にて ExcelファイルをAccessにインポートする処理を説明しましたが、その際「取り込み設定」であえて説明を飛ばしていました。

実はインポート ウィザードの操作は保存しておくことが出来ます。

下記はインポート ウィザードの最後の画面になります。
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ここで[完了(F)]を選択すると、もう一画面表示されます。

[インポート操作の保存(V)]を選択すると、追加情報の入力/選択項目が表示されます。

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名前と説明は分かりやすいものにしておきます。(後で変更可能です)

ついでに その下の[Outlook タスクの作成(O)]も選択しておきます。
Outlook タスクの画面が表示されますが、Outlook については後ほど説明します。
タスク画面は保存して閉じておいてください

[インポートの保存(S)]を選択すると、処理が完了して画面が閉じます。

保存済みの操作~実行

今作成した操作を見てみます。

[外部データ]-[インポートとリンク]-[保存済みのインポート操作]を選択します。

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データ タスクの管理」画面が表示されます。

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ここで操作の名前、説明、取り込むファイルのフルパスを編集することが出来ます。
#該当する文字列をワンクリックすると編集状態になります。

複数操作がある場合は、実行したい操作を選択し [実行(R)]を選択します。

既に同じ名称のテーブルが存在する場合は、上書き確認のメッセージが表示されます。

問題なければそのまま[はい(Y)]を選択してください。

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この処理ではテーブルが削除され、再度インポート処理が行われます。
もしインポート先のテーブルを変更している場合(フィールの追加/削除等)、テーブル自体が削除されますので、その設定自体が無かったことになってしまいますのでご注意ください。

なので、実際に保存するデータは一旦Temp等に取り込んだ後、保存用のテーブルに統合(その際に必要なフィールドやデータをクレンジング)することを行ったりします

これでAccess上で お手軽にインポートの繰り返し処理を実行できるようになりました。

インポートはデータ(テーブル自体も)を上書きしてしまいますので、インポート先や元データについては気を付けるようにしてもらえればと思います。

また、上記の「データ タスク管理」画面を見ると「保存済みのエクスポート操作」タブがあります。こちらを選択すると、保存されたエクスポート操作を表示/実行することが出来ます。

Outlook タスクからの実行

さきほど[Outlook タスクの作成]を行いましたので、Outlookを見てみたいと思います。

起動し、タスクを表示します。

Accessで作成した操作と同じ名称のタスクが作成されています。

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早速タスクを開いて詳細を確認してみます。

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メニューの右端に見慣れない項目があります。

インポートの実行 Microsoft Access」これを選択すると、Accessファイル上に保存されているインポート操作が実行されます。

また、このタスクを「定期的なアイテム」として登録しておくことで、月毎や週毎にタスクとしてOutlookから実行することが可能です(設定を行っていればOutlookが通知してくれます)

今回のような毎月決まったファイルをインポートする必要がある場合には便利に使えます。

ただし、いくつか注意点も。

  • 正常終了時にはメッセージは表示されません
  • Accessファイルのパス、名称を変更すると動作しません
  • インポート後の操作(クレンジング等)を指定することが出来ません

こう見るとなかなか使いどころが難しいですね・・・
運用方法を確立しておかないと簡単に間違いが起きてしまいそうなのが要注意です。

補足として、Accessファイルのパス等については、Outlook タスクのフィールド情報を修正することで対応することはできます。が、手間ですしどうせならAccessでインポート操作を再作成したタイミングでタスクも再作成する方が簡単です。

ちなみに修正する場合は、タスクのフォームデザインを表示、ユーザー定義フィールドを表示、該当データを修正・・・やっぱり少し手間ですね。
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というわけで、今回はインポート操作の繰り返し処理についての説明でした。

Access単体で十分使えるんですが、Outlookタスクとの連携もさらにオマケで記載しました。

ほぼ同じ内容でエクスポートも行えますので(Outlookタスクも作成できます)、
運用方法を確立した上で便利に使えるといいなと思います。

Akira Fukami

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