Accessでクレジット支払情報を管理 -2-

前回からの続きです。

データは用意したので、サクッとAccessに取り込み、軽くクエリも作ってみたいと思います。

Accessへの取り込み

Excelに名前の定義まで出来ているので、非常に簡単です。

新規の Accessファイルを作成し、起動します。

取り込み範囲の指定

[外部データ]-[インポートとリンク]-[Excel]を選択します。

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ちなみに、右の「テキスト ファイル」を選択すると CSV形式のファイルが取り込めます。区切り文字の設定等行うことが可能です。

ファイルの選択画面が表示されますので、該当するExcelファイルを選択し、下のオプションは 今回は「インポート」としておきます。

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なにを優先するかで「インポート」か「リンク」か選択してください。

例えば今回の場合、先のデータ(Excelのデータ)が更新される可能性が無く、Access単体での動作およびパフォーマンスを少しでも稼ぎたかったのでインポートしています。

また、インポートの場合 テーブルにフィールドを追加することも出来るので、より分析時間の短縮につながったりもします。

インポート ウィザードが表示されますので、まずは取り込み範囲を指定します。

事前にExcelシートに名前を付けておいたので、ここでは「名前の付いた範囲(R)」を選択します。すると、ブック上に付けた名前一覧が表示されますので、取り込む範囲を選択します。今回は「T_201501」を選択して[次へ(N)]を選択します。

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取り込み設定

先頭行はフィールド名として利用するのでチェックを付けたまま[次へ(N)]を選択します。

お次はフィールドの型設定。このあたりの処理はAccess標準の機能なので細かい説明は省きますが、金額系は「通貨型」もしくは「倍精度浮動小数点型」にしておきましょう。

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特に説明が必要ではないかもしれませんが、たまに金額系のフィールドを「整数型」や「長整数型」の整数型を使用される場合があります。

が、金額には小数点が入ることがあったり(海外での買い物とか、分割とか)しますのでご注意を。

主キーの設定をします。今回は自動で設定しておきます。で、[次へ(N)]を選択します。

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明細No」といった既存のフィールドを主キーにしてもいいのですが、楽なのでここは自動でIDを用意させました

これでやっと完了。[完了(F)]を選択します。

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これで一応1つだけインポートが完了しました。

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追加で取り込み

上記と同じ方法で取り込みを行っていくと、どんどんテーブルが作成されていきます。

しかし今回はクレジットの支払情報を取り込んでいきたいので、複数テーブルよりは一つのテーブルに格納されている方がなにかと便利です。

なので、2回目以降の取り込みは既存のテーブルを指定して実行したいと思います。

先ほどと同じく、[外部データ]-[インポートとリンク]-[Excel]を選択します。

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すると、テーブルへの追加が選択できるようになっています。

先ほど取り込んだ先のテーブルを選択し、[OK]を選択します。

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ここは先ほどと同じように「名前の付いた範囲(R)」を選択し、追加で取り込みたい名前を選択します。[次へ(N)]を選択します。

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次の画面は少し変わっています。

標準で「先頭行をフィールド名として使う(I)」がグレーアウトしています。
このまま[次へ(N)]、[完了(F)]

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なにが便利かというと、最初の取り込みの際に設定したフィールドの型設定はそのままで、先頭行(フィールド名)は取り込まないように処理が行われます。

データ型が違った場合、インポートエラーが表示されます。
(ある意味安心?)

簡単に分析してみる

利用先、年月毎のクロス集計でもしてみようと思います。
日本語だけを読むと難しそうなんですが、ウィザードが用意されているので簡単です。

ウィザード実行!

[作成]-[クエリ]-[クエリ ウィザード]を選択します。

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新しいクエリ」画面が表示されるので、「クロス集計クエリ ウィザード」を選択して[OK]を選択します。

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クロス集計を行うテーブルまたはクエリを選択します。
今回は「T_201501」テーブルを選択して[次へ(N)]。

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行見出しのフィールドを選択します。
要は縦に表示していくフィールドです。

今回は「利用先」を使用します。
左の「選択可能なフィールド」の「利用先」を選び、「>」ボタンを選択します。

で、[次へ(N)]。

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次は列見出しのフィールドを選択します。
要は横に表示するフィールドです。下にイメージが表示されています。

今回は「利用日」を選択し、[次へ(N)]を選択します。

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次に日付フィールドを選択したのでグループ化する単位を選択します。

年/月」と表示したいのですが、選択肢には無いので ここではひとまず「」を選択しておきます。クエリの作成後少し修正を行います。

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最後に集計値の指定を行います。

支払総額」の「合計」としておきます。

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あとは名前を付けて、そのままクエリを実行するよう選択し[完了(E)]を選択します。

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#ここまで来ると数字が入っている方がリアルなので、適当な金額に修正しました

クロス集計が実行され、利用先別の合計(集計)および、年毎の金額合計が表示されています。

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これを「年/月」表示に修正したいと思います。

クエリの修正

結果が表示されている状態で、[ホーム]-[表示]-[デザイン ビュー]を選択します。

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クエリが閉じている場合は、クエリを右クリックし、「デザイン ビュー(D)」を選択します。
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左から二番目の項目を見ると、「Format([利用日」,”yyyy”)」となっています。

ここで年ごとにグループ化しているので、「年/月」の表記に変更します。

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Format([利用日」,”yyyy/mm”)」と修正しました。

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[クエリ ツール]-[デザイン]-[結果]-[表示] もしくは [実行]を選択します。

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どーん。

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年/月」の形式で表示されるようになりました。

サクッと簡単な例で作成してみました。

ちなみに、実際どんな風に利用しているかというと、実は「利用先」は正規化し別テーブルにしています。また「深見家の使い方に適用できた」ので「利用先」テーブルに「科目」を持たせてザックリ科目別の集計を行っています。あとは月別の予算との比較とかも。

やろうと思うとドンドン作りこめるんですよね。最初のハードル(クエリーってなに?)さえクリアできれば 非常に便利なツールなので遊びだすとキリがないのがAccessですね。

と、今回で終われると思ったんですが、長くなったので次回に続きます。

最終回は、こんな使い方も出来ます」といったあたりを説明しようと思います。
#正規化させるには、繰り返し処理させるには、といったあたりを予定しています

Akira Fukami

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