Accessでクレジット支払情報を管理 -1-

題名だけ見ると なにか怪しい情報にも見えなくも無いのですが・・・

定期的に提供されるデータをAccessに登録する方法です。

この機能、自分は「クレジットカードの支払」データをAccessに登録するのに利用しているので、こんなタイトルになってしまいました。

使うのは、Exce、Access、Outlook。・・・ Outlook

データの取り込み準備

データ形式

クレジット会社のWebサービスを利用していると、CSV形式でデータがダウンロード出来るサービスがあったりします。

形式は色々とあるのでしょうが、概ね下記のような形式になっているかと思います。

  • ヘッダー情報
    • 支払日
    • 請求金額
    • リボルビング
    • ご利用可能枠/ご利用可能額
  • 支払情報
    • 明細No
    • 回数
    • 利用日
    • 利用先
    • 当月支払金額

ヘッダー情報は、バラバラと情報が記載されているメタデータ領域で、支払情報は繰り返し形式(テーブル)として記載されています。

CSVをExcelに

こういったCSVファイルをそのままAccessに取り込むのはちょっと難しいです。

取り込みたい情報は支払情報だけなんですが、構造が違うヘッダー情報も含まれているので、ウィザードで指定してちょちょい~ と言うわけにはいきません。

かといって、このCSVファイルを編集してしまうのも気が進みません。なるべくこのままの形で参照できるようにもしておきたいです。

また、CSV形式のままだと色々不便があるので、ここはいっそのことExcel形式のファイルにしてしまおうと思います。

即データとして扱えるのであればCSV形式のままでもいいのですが、付加情報(ヘッダー)もありますし、Excel形式にすることでブックにまとめて比較したり、その他のExcelの機能が利用できるので便利なんですよね。

新しいExcelファイルを用意し、CSVのデータを「コピー」します

セルを全選択してのコピペでもいいのですが、シートごとコピーする機能があるので こちらを利用してもらったほうがいいですね。

  1. コピー先の「CSVデータ.xlsx」というExcelファイルを開いておいて
  2. そのままコピー元の「201501.csv」というCSVファイルもExcelで開き

  3. CSVファイル側のシート(201501)を右クリックし、[移動またはコピー(M)]を選択

  4. 「シートの移動またはコピー」ウィンドウが表示されるので、移動先のブック名(CSVデータ.xlsx)を指定し

  5. [コピーを作成する(C)]をチェックして[OK]

image

わざわざこんなことをしているのは、CSVファイルをそのまま置いておきたいからです。真のデータはCSVとなるので、極力手はつけたくありません。

ExcelやAccess等に取り込んだ後はzipにでも固めてどこかのクラウド上にでも保管しておいてください。

名前を付けます

Excelブックにデータを格納できたので、今度はAccessに取り込みやすくしたいと思います。

やり方はシンプルに「名前の定義」を使います。

  1. 支払情報テーブル全体を選択します。
    きちんと表形式になっているようであれば、支払情報のどこでもいいのでカーソルを移動させておき、「Ctrl+Shift+*」で簡単にテーブル全体を選択できます。
  2. [数式]-[定義された名前]-[名前の定義]を選択します

    image

  3. Accessに取り込むことをイメージした名前にしておいてください。
    後ほど取り込んだ際のデフォルトのテーブル名になります。

    image

まずは準備編としてここまで。

ちなみに実際には上記の流れはマクロ化されていて、取り込むファイルを選択すると自動で名前付けまでするような仕組みにしています。

今回は分かりやすいように手動で設定する流れを書いてみました。

次回は、Accessにデータを取り込むところを書いていきたいと思います。

ではでは。

Akira Fukami

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